Como organizar uma festa de fim de ano nas empresas?

As festas de fim de ano das empresas são momentos que causam grande expectativa nos colaboradores. Independente do porte da instituição e do orçamento disponível, toda empresa promove alguma atividade após finalizar mais um ano de trabalho, como uma festa, um jantar ou um simples happy hour. O que garante o sucesso é o empenho para organizar tudo!

A organização deve ser feita com antecedência, obedecendo o planejamento e o orçamento estipulado para o evento. Escolher as ações, pesquisar bons fornecedores e prestadores de serviço, solicitar orçamentos… Enfim, há muito o que fazer. A festa de fim de ano pode até mesmo influenciar no ânimo dos funcionários após as férias, portanto, capriche para deixar uma boa impressão.

Confira série de dicas para organizar e coordenar a festa de fim de ano das empresas.

1 – Planejamento

Planejar com antecedência é uma boa forma de garantir que não haverá problemas graves ou imprevistos durante a realização das ações da festa de fim de ano nas empresas. Nesse momento é importante definir o número de convidados, em que espaço físico a festa será realizada e as principais atividades ou atrações.

Nesse momento também é importante estabelecer datas e metas. Defina os prazos máximos para contratação de buffets, fornecedores, compras de presentes, locação de mobília, entre outros. Antecipe tudo o que for possível para que nos dias próximos ao evento a pauta dos organizadores fique mais tranquila. Outra dica é tentar prever possíveis problemas, como atrasos e ausências de última hora. Tenha sempre um plano B!

Imagine que a equipe trabalhou duro durante o ano todo, portanto, merece que a festa de fim de ano seja equivalente a energia dedicada ao trabalho.

2 – Orçamento

Qual é a verba para as ações de final de ano da empresa? Ter essa informação em mãos é primordial para começar os trabalhos. Faça uma planilha de gastos para inserir os dados dos fornecedores e registre todas as entradas e saídas. Recursos escassos, se bem distribuídos e aliados com boas ideias vão proporcionar uma inesquecível festa de fim de ano nas empresas.

3 – Convidados

Definir quem e quantos convidados estarão na festa de fim de ano altera completamente a programação e influencia no orçamento. A vantagem de convidar cônjuges e familiares é promover a integração trabalho-família. A desvantagem é que diversão com a equipe de trabalho fica um pouco limitada.

Se houver crianças na festa, pense em formas de entretenimento para elas também, como brinquedos e música. Contrate uma equipe especializada nesse público, de teatro ou mágica, para tranquilizar os pais. As opções de alimentação também devem ser variadas e adequadas para a idade de todos os convidados.

4 – Data e Horário

O horário define quais ações são mais adequadas para festa de fim de ano das empresas. Antes de definir, faça uma pesquisa com os funcionários da empresa para saber qual a melhor data e horário para eles. Se for um almoço, as gincanas e brincadeiras estão liberadas. Se for jantar, é melhor investir em apresentações musicais e culturais.

5 – Locais

Se houver um local obrigatório para realizar o evento, como a área interna da empresa, pense somente nas atividades que podem ser realizadas naquele ambiente. Se o espaço for locado especialmente para essa finalidade pergunte sobre a qualidade acústica do ambiente, normas de segurança e qualidade da mobília.

6 – Alimentação e bebidas

O buffet é a melhor opção para a festa de final de ano corporativa por causa da variedade e do custo-benefício para os organizadores. É mais fácil agradar vários paladares escolhendo essa opção do que os empratados. Outra dica é escolher uma tema para a festa, como noite da pizza ou mexicana.

7 – Crie expectativa

Faça um convite especial para cada funcionário convidando para o evento. Desde o início, mostre que a presença de cada um é importante e que todos merecem celebrar os resultados alcançados.

8 – Mensagem para o próximo ano

Quais os votos para o próximo ano no ambiente de trabalho? O pronunciamento dos gestores/diretores na festa de final de ano é um dos momentos mais importantes do evento e pode ser decisivo para o ânimo da equipe ao voltar das férias.

Se o ano foi bom para os negócios, destaque o envolvimento da equipe e parabenize-os pelas metas atingidas. Entretanto, se a situação não foi assim tão favorável, fale sobre a importância da união e da crença em dias melhores.

Quer mais dicas para organizar a festa de final de ano da sua empresa? Entre em contato conosco pelo e-mail atendimento@somarcas.com.br