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Como planejar as festas de confraternização de empresas?

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Organizar as festas de confraternização de empresas é um desafio. Afinal, é preciso agradar um público com perfis diferentes e, em alguns casos, de idades diferentes. Fazer com que todos se sintam à vontade deve ser o objetivo dos organizadores da festa.

Além das boas ideias, é a organização que garante que tudo dê certo. Independente da motivação para fazer a confraternização ou do período em que ela será realizada, o planejamento é fundamental.

Estabeleça datas e objetivos

Antes de começar a listar fornecedores e fazer orçamentos é fundamental pensar no objetivo da festa. É o aniversário da empresa? Ou uma celebração por que a equipe bateu a meta do mês/semestre? Se a festa marcar o encerramento das atividades do ano, precisa ser ainda mais caprichada e organizada.

Estabeleça data limites para solicitar orçamento e contratar fornecedores de alimentação, decoração, mobília, infraestrutura, atrações especiais e etc. Escolha produtos, centros de eventos e serviços de confiança, que sejam bem recomendados por outras empresas.

Conheça o perfil dos convidados

Conhecer o perfil dos funcionários ajuda na hora de organizar a programação das festas de confraternização de empresas. Estabeleça algumas regras básicas, como presença dos cônjuges ou da família; melhores datas e horários para que o maior número de pessoas compareça; se haverá bebidas alcoólicas ou não; e se a festa será realizada na própria sede da empresa ou em outro espaço físico.

Orçamento

Antes de pensar na estrutura e nas atrações da festa de confraternização da empresa é preciso ter mente qual será o orçamento destinado ao evento. Tenha sempre em mente o número de convidados! Afinal, em um momento festivo, nada pode faltar.

Com o orçamento já estabelecido, anote todas as entradas e saídas em uma planilha específica para a festa. Dessa forma não faltarão recursos para pagar os fornecedores. Outra dica é utilizar uma calculadora de festas para mensurar o valor aproximado do evento.

Tenha um plano B

Antecipe tudo o que for possível para que nos dias próximos ao evento a pauta dos organizadores fique mais tranquila. Outra dica é tentar prever possíveis problemas, como atrasos na entrega de algum item, avisos de ausência de última hora, entre outros. Tenha sempre um plano B. Lembre-se que, na dúvida, é melhor sobrar do que faltar.

Confira algumas ideias para as festas de confraternização de empresas!

1 – Festas e cardápios temáticos

Uma festa temática é uma boa opção para sair da rotina e promover um momento divertido com os colaboradores da empresa. Faça uma votação e veja qual opção agrada mais pessoas: jantar mexicano ou português, noite da pizza, feijoada, churrasco e até mesmo uma festa junina. Para proporcionar mais variedade e evitar desperdícios, é melhor que os convidados possam se servir.

2 – Diversão

Contrate serviços ou pessoas para divertir e entreter os convidados da festa da empresa. O entretenimento deve ser escolhido com cuidado, principalmente na hora de organizar festas de confraternização de empresas de grande porte.

Uma atração especial, como banda, palestrante ou mágico pode ser escolhida para divertir os convidados. Outra opção são os DJ’s, karaokês e barmans. Escolha de acordo com o perfil da empresa e do quadro de funcionários atual.

3 – Presentes especiais

Os presentes e brindes podem ser parte da festa, como, por exemplo, os copos personalizados ou temáticos para bebidas. Outra opção é que a entrega dos presentes seja feita em um momento especial, como no final da festa, para que o dia seja lembrado para sempre.

Todos os convidados para a festa de confraternização da empresa vão receber o mesmo item? Opte por presentes que são úteis no dia a dia, como agendas, bolsas squeezes, mochilas para notebook e kits de culinária. Mas, se for possível variar, compre presentes por nicho relacionados ao perfil dos funcionários.

Se a festa for temática, dê um presente que tenha relação com o evento. Por exemplo, para churrascos, uma tábua de carne ou jogo de facas; se for a noite da pizza, acessórios como espátulas e cortadores.

 

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